На сегодняшний день, большое количество предприятий (чаще всего крупных), кроме основного «внешнего» сайта в сети, создают сайт, ориентированный только на сотрудников предприятия и доступен он только по локальной сети организации, либо требует ввода идентификационных данных. Доступный широкому кругу пользователей сайт, создается во многом как дань моде и его основная цель - дать общую информацию о предприятии и его деятельности, в то время как внутренний сайт создается с совершенно другими целями.
Экономическая целесообразность – один из основных критериев коммерческой деятельности. Осознание того, что сотрудники являются самым ценным ресурсом предприятия постепенно приходит и к нашим предприятиям. Так, основной целью создания внутреннего корпоративного портала становится именно сохранение, экономия и развитие этого ресурса. Современный веб-сайт - это комплекс весьма сложного программного обеспечения, с большим количеством различных функций, и пользовательский интерфейс ориентирован, как правило, на работу со стандартным браузером.
Таким образом, процесс проектирования представляет собой определение функций этого программного комплекса. Как и в случаи разработки любого программного обеспечения, проектирование начинается с определения основных целей и задач, которые ставятся при создании портала. Чаще всего этим этапом пренебрегают, при разработке основного внешнего сайта предприятия (что не правильно), однако при разработке внутреннего портала это становится обязательным. Самая большая проблема в том, что большинство руководителей предприятий не желают принимать участия в работе над этим этапом, мотивируя это тем, что им не знакома технология создания сайтов. И над созданием работает исключительно технический персонал. Однако определение цели не является частью технологии. Цель, которая ставится перед сайтом – это, прежде всего, бизнес-цель, результатом достижения которой, ожидается получение большего дохода при наименьших затратах. И от того, насколько эта цель будет близка к общим целям предприятия, прямо зависит конечный эффект.
Рассмотрим два примера:
Если на крупном предприятии существует такая проблема как текучесть кадров, то целью создания внутреннего портала может быть следующее: обеспечение сокращения периода адаптации новых сотрудников в два раза (с 4х до 2х недель), уменьшение затрат времени наставников.
Для головной компании холдинга – уменьшить время документооборота при согласовании в 5 раз, уменьшить процент потери документов до 3-5%, сделать контроль исполнительской дисциплины более эффективным.
Конечно, для каждого отдельного предприятия цели будут свои. И технологическая сторона вопроса тут не причем. Главное понимать, что эти задачи можно решить (а не прибывать в уверенности, что решения у задачи нет).
Перед корпоративным порталом могут быть поставлено множество различных задач в таких областях как:
- работа с персоналом
- организация работы с информационными ресурсами организации (доступ к справочным системам, к системам знаний и т.д.)
- электронный документооборот
- управление заданиями и т.д.
И только на этапе разработки проекта системы требуется знание технологий. В процессе разработки тесное сотрудничество сотрудников предприятия-заказчика и квалифицированного консультанта становится необходимым.
Используются две основные стратегии при внедрении информационной системы. Первая – проработка проекта в мельчайших деталях, когда консультант детально исследует информационную структуру предприятия, процесс обмена информацией, определяет и обобщает требования к системе. Вторая стратегия – разбиение процесса на этапы. Тогда подбирается базовая основная система, которая наиболее соответствует поставленным целям и задачам. Далее определяются задачи, решение которых становится отдельным независимым этапом. После того, как данная конкретная задача решена, выбираются следующие задачи, решение которых происходит в рамках выбранной технологии. Какой стратегией пользоваться предприятию при внедрении, зависит от его специфики и поставленных задач.
Рассмотрим подробнее такую функцию корпоративного портала, как электронный документооборот. Задача по автоматизации документооборота возникла не сегодня, при внедрении электронного документооборота предприятие получает ряд преимуществ:
- время, которое уходит на подготовку типовых документов, сокращается;
- найти необходимый документ становится значительно проще и быстрее;
- цикл согласования документов сокращается;
- затраты времени на перемещение, регистрацию и другие не основные операции минимизируется.
Разработка таких систем на основе интернет-технологий – дело относительно новое. При использовании новых технологий возникают и новые преимущества:
- Документы предприятия становятся более доступными. Что значительно облегчает работу сотрудникам вне офиса. Так, сотруднику, находящемуся в командировке достаточно иметь доступ к компьютеру, подключенному к сети, что бы работать со своими документами.
- Партнеры предприятия могут быть включены в информационную структуру предприятия. То есть внешние контакты начинают поддерживаться информационной системой, что позволяет уменьшить факторы стоимости покупок и продаж.
-Реализация функций документооборота позволяет обеспечить гибкость, которой трудно достичь, при использовании традиционных программных решений. Такая информационная система способна измениться вместе с динамично развивающимся бизнесом, а не ставить бизнес в четкие рамки.
В качестве примера, рассмотрим отличительные особенности системы электронного документооборота с веб-интерфейсом. Эта система в настоящее время заинтересовала несколько предприятий города:
- стоимость системы не зависит от количества потенциальных пользователей и обеспечивает неограниченное место рабочих мест;
- для работы с документами используется привычный для пользователей пакет Microsoft Office;
- реализован контекстный поиск по тексту документа.
Различными способами можно организовать взаимодействие внутреннего сайта предприятия и общедоступного внешнего сайта. Это определяется так же теми задачами, которые были определены при разработке. Это может быть как два совершенно независимых ресурса, до решения, когда «внешняя» и «внутренняя» части портала определены правами доступа, заданными в системе безопасности.